Кадровый учет

Начните сотрудничество с индивидуальной консультации по подбору услуг.

Заказать услугу

система налогообложения

количество операций

количество сотрудников

Особенности учета

Использование льгот по НДС, взносам; НКО
ККМ
Зарегистрированные обособленные подразделения, филиалы
Экспортные/импортные операции, до 3 операций в квартал
Совмещение различных систем налогообложения
Экспортные/импортные операции, более 3 операций в квартал
Большая номенклатура (более 20 позиций в первичном документе)

Тариф обслуживания Для организаций и ИП с сотрудниками Подробнее о тарифах

Индивидуальный предприниматель без работников

стоимость обслуживания

Дополнительная краткая информация

Кадровое делопроизводство – важнейшая часть деятельности любой компании. Оно таит в себе массу нюансов, правильное исполнение которых под силу лишь грамотным и очень опытным кадровикам.

В каждом предприятии обязательно должен быть правильно организованный кадровый учет. Если у Вас возникают вопросы по большой текучке работников, по некачественной организации службы, отвечающей за персонал, не знаете, где найти хороших квалифицированных сотрудников, то стоит призвать на помощь нашу компанию, которая не просто ответит на все Ваши вопросы, но и предоставит возможность правильно и на современном уровне организовать работу Вашего отдела кадров.

Наш ассортимент услуг весьма обширен. Мы предлагаем создание базы данных по персоналу в программе Exel, формирование личных дел всех работников, разработку всех видов договоров, например, трудовых, дополнительных соглашений, материальной ответственности и пр. Также мы берем на себя создание базы всех нужной Вам документации – это всевозможные Положения по охране труда и технике безопасности, приказы по предприятию, Правила о распорядке дня, положения о премировании, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.

В чем заключается грамотное ведение кадрового делопроизводства:

оформление договоров (трудовых или других) с персоналом;
создание и ведение базы данных по всем сотрудникам;
создание личных дел всех сотрудников;
правильное ведение и оформление трудовых книжек и вкладышей;
оформление приема на работу, увольнения, перевода сотрудников, а также их совмещения и перемещения внутри организации;
формирование графика отпусков ежегодно;
внесение изменений в штатное расписание организации;
работа с ОМС, со страховыми компаниями, подача списков по уволенным и принятым сотрудникам в военкоматы, сверки данных организации в МГФОМС;
работа с ПФР;
работа с ДМС;
работа со страховыми компаниями на предмет страхования жизни и от несчастного случая;
создание и внедрение компенсационных программ, то есть, транспорт, обеды, связь, путевки, оплачиваемые организацией.

Мы предлагаем полное внедрение вышеозначенных пунктов в Вашей организации, для этого нам необходимо познакомиться с Вашими сотрудниками, службой персонала, с руководством компании, понять и найти пути решения ваших недоработок и проблем в кадровом производстве. Мы представим Вам на рассмотрение план наших мероприятий, определимся вместе с Вами по стоимости нашего сотрудничества, подпишем договор об оказании услуг. Если Вам потребуется отчет о нашей деятельности, то мы его Вам обязательно предоставим.

Аудит кадрового учета включает в себя следующее:

проверка наличия документации;
проверка на правильность ведения личных дел;
проверка заполнения трудовых книжек и книги учета трудовых книжек;
проверка оформления трудовых и других договоров в соответствии с трудовым Кодексом;
проверка текущего кадрового документооборота.

Кроме того, мы готовы выполнить и работу, связанную с приведением документации в надлежащий вид перед проверкой трудовой инспекцией, выполнить перевод сотрудников в другую фирму при реорганизации компании, выполнить какое-то разовое поручение, взять на себя заключение договоров на медицинское страхование (добровольное и обязательное), на страхование от несчастного случая. По Вашему заданию мы можем заниматься подбором квалифицированного персонала, рассчитывать заработную плату, консультировать по Трудовому Кодексу.

Всем известно, что расчет и выплаты заработной платы должны быть произведены в соответствии с нормами и требованиями трудового законодательства. Чтобы выполнить все правильно, нужно задействовать серьезные ресурсы финансовые и человеческие. Наша компания имеет в штате весьма опытных высококвалифицированных сотрудников по кадровому делопроизводству, которые могут справиться с данной сферой деятельности предприятия. Мы можем рассмотреть три варианта сотрудничества с Вами:

1. Наши специалисты полностью берут на себя обязанности по ведению всех первичных документов, то есть, это будет классический бухучет.
2. Мы работаем на базе предоставленной Вами первичной документации и формируем из них налоговую и бухгалтерскую отчетность.
3. Вариант смешанный на основе договоренности с заказчиком.

Почему выгодно передавать нам функции по расчету заработной платы коллектива?

затраты на наши услуги могут быть включены в операционные расходы;
руководство компании освобождается от забот по размещению новых рабочих мест, по покупке и содержанию программного обеспечения, по переподготовке бухгалтеров.

Мы предлагаем:

применение для всех видов расчетов программу 1С: «Зарплата и кадры»;
расчет поощрительных выплат и вознаграждений;
расчет оплаты больничных листов, отпусков, компенсационных выплат при увольнении;
оформление форм налоговой отчетности по заработной плате;
оформление личных расчетных листов;
оформление расчетных ведомостей по зарплате;
подготовка отчетности по всем произведенным расчетам;
подготовка сводной ведомости по всем налоговым сборам, связанным с заработной платой;
подготовка платежек на все выплаты.

Наши опытные и знающие специалисты готовы оказать вам помощь при сдаче персонифицированного отчета в ПФ. Для этого важны следующие этапы:

перечисление страховых взносов в ПФР за отчетный период;
проверки и внесение изменений в сведения о стаже работников, не подлежащих льготному пенсионному налогообложению;
внесение данных о стаже, дающем право на льготы пенсионного обеспечения;
проверка правильности адресов работников;
формирование пакета документации для передачи его в ПФР;
печатные работы и создание электронных файлов.

Чтобы мы могли подготовить и сдать индивидуальные сведения по всем Вашим сотрудникам, Вы должны представить нам:

реквизиты вашей организации;
полные сведения о каждом работнике;
сведения по предприятию по начисленным взносам в ПФР с разделением их на часть накопительную и страховую.

Все эти данные Вы можете предоставить нам в любом виде – сохранить их в архиве программы 1С и отправить нам по электронной почте, либо иначе, так, чтобы мы смогли их прочесть, например, курьерской доставкой.

Готовые отчеты также передаются либо курьером, либо по электронной почте в формате Word для распечатки, и в формате Пенсионного Фонда для последующей проверки.

Помимо прочих услуг мы помогаем при оформлении страхового свидетельства СНИЛС, формируем справку по форме 2-НДФЛ.

Она необходима для отчетности в налоговой инспекции, и для оформления налоговых вычетов для физических лиц. Во многих фирмах бухгалтерия без всяких просьб работников по своей инициативе готовит справку формы 2-НДФЛ, хотя это и не входит в круг их обязанностей. Вообще, такую справку обычно выдают по заявлению работника. Для того, чтобы мы смогли помочь вам в сдаче справок о доходах Ваших сотрудников нам понадобятся:

ваши реквизиты компании;
данные по работникам.

Сведения для справок 2-НДФЛ могут быть переданы нам в любом читабельном виде. Если это бумага, то в ней можно указывать до 10 человек. Также мы можем самостоятельно выгрузить из программы 1С нужные нам данные.

Мы рекомендуем вам не тратить свое время на составление всех этих документов, а поручить эту процедуру нашим сотрудникам. Готовые отчеты о проделанной работе могут быть отправлены почтой электронной либо через курьерскую службу нашей фирмы.

Подробнее Вас проконсультируют по телефону +7 (952) 770-80-06

Что такое кадровый учет и почему он обязателен

Кадровый учет — это система документации, которая отражает всю жизнь компании в разрезе ее сотрудников. От приема нового работника до его увольнения — каждый шаг фиксируется, каждый документ хранится.

На практике это выглядит так:

устроили сотрудника — заключили трудовой договор;
отправили в отпуск — оформили приказ;
внесли изменения в трудовые обязанности — составили доп.соглашение.

Зачем это нужно?

Во-первых, чтобы соблюдать закон. Любое нарушение трудового кодекса может привести к штрафам, а это десятки, а иногда и сотни тысяч рублей. Во-вторых, чтобы компания работала как часы. Без учета и нужной документации не будет прозрачности в оплате труда, вы начнете путаться в отпусках и переработках, а сотрудники будут недовольны.

Какие документы должны быть в компании

В кадровом учете нет универсального списка документов. У каждой организации он свой, но есть обязательные элементы, которые должны быть у всех. Вот основные из них:

Трудовой договор

Это главный документ, который регулирует права, а также должностные обязанности сотрудника и работодателя. Без него работать с человеком нельзя. Даже если вы маленькое предприятие или индивидуальный предприниматель, договор обязателен для соблюдения законодательства.

Обратите внимание, что в законе прописана только типовая форма трудового договора для микропредприятий. Все остальные работодатели составляют договоры самостоятельно. Главное, чтобы они соответствовали статье 57 ТК РФ.

Штатное расписание

Эта документация нужна, чтобы зафиксировать, сколько у вас работников, на каких должностях они работают и какие у них оклады. Без штатного расписания организации невозможно оформить трудовой договор, потому что должность в нем должна соответствовать именно расписанию.

Приказы

Каждый значимый шаг в жизни сотрудника должен быть оформлен приказом: прием на работу, отпуск, увольнение, командировка. Для этого можно использовать готовые формы (например, форма Т-1 для приема на работу), но они не обязательны. Вы можете разрабатывать собственные шаблоны.

График отпусков

Это один из самых важных документов. Он помогает распределить отпуска так, чтобы работа компании не останавливалась, и показывает инспекции, что права сотрудников соблюдаются. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до нового года.

Табель учета рабочего времени

Этот документ помогает точно рассчитывать зарплату. Вы можете использовать унифицированные формы Т-12 и Т-13 или разработать свою. Главное, чтобы в нем отражались все рабочие часы и переработки.

Локальные нормативные акты: что это и зачем они нужны?

Локальные акты — это правила кадрового дела, по которым живет ваша компания. Без них вы не сможете организовать работу так, чтобы все было четко и понятно. Вот примеры такой документации.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регулируют графики работы, порядок выплаты зарплат, условия труда.
Инструкции по охране труда. Они обязательны для каждой должности, чтобы защитить сотрудников от производственных рисков.
Программа вводного инструктажа. Без нее нельзя допустить сотрудника к работе.

Эти акты помогают не только навести порядок, но и защищают работодателя в спорных ситуациях.

Ответственность за ошибки

Если кадровый учет ведется с нарушениями, к работодателю могут применить три вида ответственности.

Административная. Это штрафы за отсутствие документов или их неправильное оформление. Например, за отказ выдать копию трудовой книжки сотруднику можно получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Гражданско-правовая. Эта ответственность возникает, если сотрудник пострадал из-за ошибок работодателя. Например, при травме работодатель должен компенсировать не только лечение, но и потерю дохода.
Уголовная. Применяется как форма ответственности лишь в крайних случаях, например, при грубом нарушении норм охраны труда.

Итог: порядок — залог успеха

Кадровый учет — это не просто документы ради документов. Это система, правильное ведение которой помогает вашей компании работать эффективно и защищает от штрафов и конфликтов. Начав с базовых вещей, вы постепенно выстроите процесс, в котором все будет четко, прозрачно и, главное – по ТК РФ.

Как начать вести кадровый учет – пошагово

Начинать всегда сложнее всего. Но если разобрать процесс ведения кадрового учета на шаги, все становится в разы проще.

Начните с анализа текущей ситуации

Проведите аудит всех кадровых документов, которые есть в компании. Убедитесь, что:

трудовые договоры оформлены правильно, включают все обязательные условия и ответственности, подписаны обеими сторонам;
штатное расписание отражает реальную структуру компании;
график отпусков утвержден и подписан;
личные карточки сотрудников заполнены полностью.

Это позволит выявить пробелы и проблемы кадрового делопроизводства, которые требуют немедленного решения.

Приведите в порядок штатное расписание

Приведите в порядок штатное расписание

Обновите трудовые договоры

Все сотрудники должны быть официально оформлены. Проверьте, чтобы в договорах были четко прописаны условия.

Должность, соответствующая штатному расписанию.
Размер заработной платы.
График работы (особенно важно для совместителей и сотрудников с гибким графиком).
Место выполнения трудовых обязанностей.

При необходимости разработайте шаблоны для разных категорий сотрудников, чтобы в дальнейшем составление нужного кадрового документа проходило быстрее и проще.

Организуйте учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени поможет вам контролировать кадровое дело в компании, например, кто сколько отработал, а также правильно начислять зарплаты. Используйте унифицированные формы или создайте свои, но обязательно фиксируйте не только стандартные часы работы, но и:

переработки;
больничные;
отпуска.

Эти данные должны быть легко доступны для расчета заработной платы и отчетности.

Утвердите график отпусков

Это документ, который инспекция труда проверяет в первую очередь. Составьте график отпусков на год, согласуйте его с сотрудниками и заверьте у руководителя. Даже если часть сотрудников работает по индивидуальному графику, эти данные тоже должны быть зафиксированы.

Разработайте и утвердите локальные нормативные акты

ПВТР, инструкции по охране труда и положение об обработке персональных данных — это документы, которые регулируют внутренние процессы в компании и кадровое делопроизводство в частности. Они защищают как работодателя, так и сотрудников в соответствии с ТК РФ, поэтому важно уделить их созданию особое внимание. Обратите внимание на следующие обязательные акты:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Инструкции по охране труда.
Программа вводного инструктажа.
Положение о персональных данных.

Каждый из этих документов должен быть утвержден приказом руководителя и доведен до сотрудников под подпись.

Назначьте ответственных за ключевые направления

Убедитесь, что в компании есть сотрудники, которые отвечают за ведение:

Трудовых книжек.
Обработки персональных данных.
Воинского учета.
Охраны труда.

Подготовьте соответствующие приказы и доведите информацию до каждого ответственного лица.

Автоматизируйте процессы

Современные программы помогут вам сократить время на рутинные задачи и делопроизводство. Что реально работает?

Ведение табелей учета рабочего времени персонала.
Хранение электронных версий документов.
Формирование отчетов для Пенсионного фонда, налоговой инспекции и Росстата.

Это особенно важно, если у компании большой штат или высокая текучесть кадров.

Постепенно исправляйте пробелы

Если вы работаете с компанией, где учет долгое время велся с ошибками, не пытайтесь исправить все сразу. Составьте план действий, начните с наиболее важных вопросов, таких как трудовые договоры и штатное расписание и постепенно переходите к остальным задачам.

Назад к списку